Letztes Stück im Shopify-Shop verkauft: Warnmail, bevor ein anderer Kanal es noch einmal verkauft
Verkauft der Shopify-Shop das letzte Stück eines Artikels, weiß Shopware davon nichts, und die Marktplätze bieten ihn weiter an. Eine Mail an das Hollert-Team binnen Minuten schließt diese Lücke.
- 5 Min.
- Prüftakt
Wie verhindere ich, dass ein im Shopify-Shop verkauftes Einzelstück auf Marktplätzen noch einmal verkauft wird?
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Verkauft der Shopify-Shop das letzte Stück eines Artikels, bekommt das Hollert-Team binnen Minuten eine Mail und bucht den Artikel in Sage aus.
- 02
Ein Job prüft alle 5 Minuten die Bestellungen der letzten drei Tage und fragt je neuer Position den Bestand in Shopware ab, über EAN oder Artikelnummer.
- 03
Regel: Shopware-Bestand minus verkaufte Menge kleiner als eins. Höchstens eine Warnung je Artikel und Bestellung, eine Mail je Bestellung.
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Es ist eine Warnung, keine Buchung: Nichts schreibt automatisch in Shopware oder Sage. So hat Hollert es entschieden. Läuft seit 07.09.2026.
Stand 01.10.2026 · Projektleitung Florian Konrad · Teil des Projekts Hollert German Leather
Shopify verkauft, Shopware weiß es nicht
Bestand und Preise fließen von Shopware nach Shopify. Zurück fließt nichts: Hollert hat sich am 04.09.2026 bewusst gegen jede automatische Buchung in Shopware oder Sage entschieden.
- 01
An Shopware hängen Sage und die Marktplätze. Ein Verkauf im Shopify-Shop kommt dort nicht von allein an.
- 02
Bei Einzelstücken reicht ein einziger Verkauf, damit ein Marktplatz etwas anbietet, das nicht mehr da ist.
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Gewünscht war ein Hinweis an das Team statt eines Automatismus, der in die Warenwirtschaft schreibt.
Bestellung prüfen, Shopware fragen, Bescheid geben
Alle 5 Minuten sieht sich ein Job im Workspace die Shopify-Bestellungen der letzten drei Tage an. Gemeldet wird nur, was neu ist.
Neue Positionen finden
Der Job liest die Bestellungen der letzten drei Tage und merkt sich jede schon geprüfte Position. Nichts wird doppelt gemeldet.
Shopware gezielt fragen
Je neuer Position genau eine Abfrage an Shopware, über EAN oder Artikelnummer. Maßgeblich ist der Shopware-Bestand, weil der Abgleich den Shopify-Wert ohnehin binnen 15 Minuten überschreibt.
Regel: unter eins heißt ausverkauft
Shopware-Bestand minus verkaufte Menge kleiner als eins: Dann ist das letzte Stück weg. Wurde mehr verkauft als vorrätig, steht das als eigener Hinweis in der Mail.
Eine Mail je Bestellung
Das Team bekommt eine Mail mit Artikelnummer, Artikel, Menge und Bestellung und bucht den Artikel in Sage aus. Scheitert die Zustellung, versucht es der nächste Lauf erneut.
Was dahintersteckt
- Takt
- alle 5 MinutenBestellungen der letzten drei Tage
- Quelle der Wahrheit
- Shopware-Bestandje Position eine gezielte Abfrage
- Doppelschutz
- Merkliste je Bestellpositionhöchstens eine Warnung je Artikel und Bestellung
- Ausfallschutz
- neuer Versuch bei Zustellfehlerältere Funde als 48 Stunden werden protokolliert statt gemeldet
- Empfänger
- Hollert-Teamals Systemwarnung, die keine Benachrichtigungsregel unterdrückt
- Protokoll
- nur Zählwerte im Lauf-LogBestelldetails in einer geschützten Tabelle
- Seit
- 07.09.2026
Für wen sich diese Lösung eignet.
Händler mit Einzelstücken und Größenläufen
Wenn es jede Größe nur einmal gibt, zählt jeder Verkauf sofort.
Shops neben einer Warenwirtschaft ohne offene Schnittstelle
Eine Mail an das Team braucht keinen Schreibzugriff auf das führende System.
Händler mit Marktplätzen über ein anderes System
Das Team bucht einmal aus, und alle Kanäle am führenden System sind wieder richtig.
Übergangsphasen bei einem Systemwechsel
Bis ein Rückkanal sauber steht, sichert die Warnung den Alltag ab.
Wann diese Lösung passt und wann etwas anderes reicht.
- Die Mail warnt, sie bucht nicht. Ausbuchen muss ein Mensch, und zwar zeitnah.
- Positionen ohne eindeutige EAN oder Artikelnummer lassen sich nicht zuordnen; sie werden nur gezählt.
- Zwischen Verkauf und Mail liegen bis zu 5 Minuten. In diesem Fenster kann ein anderer Kanal noch verkaufen.
- Wer Verkäufe automatisch in die Warenwirtschaft buchen will, braucht einen Rückkanal, den das führende System nicht wieder zurücksetzt.
Kurz beantwortet.
Warum keine automatische Buchung in Shopware?
Weil Hollert das so entschieden hat: Am 04.09.2026 fiel die Wahl gegen jede automatische Verbindung von Shopify nach Shopware oder Sage. Die Warenwirtschaft bleibt in der Hand des Teams, die Mail sagt, wo es eingreifen muss.
Warum fragt der Job Shopware und nicht Shopify?
Weil Shopware das führende System ist. Den Bestand in Shopify überschreibt der Abgleich ohnehin alle 15 Minuten mit dem Shopware-Wert. Entscheidend ist, ob im führenden System nach dem Verkauf noch etwas übrig wäre.
Kann dieselbe Bestellung zweimal gemeldet werden?
Nein. Jede Bestellposition wird in einer Merkliste vermerkt und höchstens einmal gemeldet. Mehrere ausverkaufte Artikel einer Bestellung kommen in einer gemeinsamen Mail.
Was steht in der Mail?
Die Shopware-Artikelnummer, der Artikel mit Größe, die verkaufte Menge und die Bestellnummer, dazu die Bitte, den Artikel in Sage auszubuchen. Wurde mehr verkauft als vorrätig, steht ein eigener Hinweis darin.
Was passiert, wenn die Mail nicht zugestellt wird?
Der nächste Lauf versucht es erneut. Funde, die älter als 48 Stunden sind, meldet der Job nicht mehr, sondern hält sie als Ausfallhinweis im Protokoll fest.
Die anderen vier Bausteine.
Hollert German Leather, weitere Bausteine
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Florian Konrad
Gründer, Projektleitung Hollert German Leather